Byline: Doug Baumoel
Thời gian đọc ước tính: ~9 phút
Mục đích của giao tiếp hiệu quả là truyền tải thông tin từ người hoặc nhóm này sang người khác và truyền tải một thông điệp cụ thể gợi ra phản ứng hoặc kết quả mong muốn. Giao tiếp giữa các thành viên trong gia đình còn có một mục đích bổ sung: Để hiểu biết sâu sắc hơn về nhau, tìm cách giải quyết những khác biệt còn tồn tại, xây dựng khả năng phục hồi và đưa gia đình đến gần nhau hơn. Mối quan hệ gia đình là vĩnh viễn duy nhất, vì vậy giao tiếp không chỉ phải phục vụ nội dung của giao tiếp mà còn phục vụ chính mối quan hệ đó.
Tuy nhiên, vấn đề sẽ nảy sinh khi chúng ta giao tiếp không rõ ràng, khi cảm xúc lấn át hoặc khi chúng ta đánh giá sai tác động của lời nói của mình đối với người khác. Điều này có thể đặc biệt đúng khi có những cuộc trò chuyện khó khăn với các thành viên trong gia đình. Các mối quan hệ lâu dài với lịch sử chung (tức là hành trang) và các kiểu giao tiếp đã được thiết lập có thể dễ dàng và nhanh chóng xâm nhập và làm chệch hướng các cuộc thảo luận. Thêm vào kịch bản này, động lực của mối quan hệ trong việc điều hành một doanh nghiệp gia đình chung hoặc những kỳ vọng về sự giàu có của gia đình và đột nhiên mối quan hệ trong giao tiếp được tăng lên.
Với hơn 20 năm kinh nghiệm giúp đỡ các gia đình giải quyết những khác biệt, chúng tôi chia sẻ mười lời khuyên đúng đắn và đã được thử nghiệm sau đây để đảm bảo cuộc trò chuyện của bạn hiệu quả và năng suất hơn:
- Chọn đúng thời gian và địa điểm
- Cân nhắc tầm quan trọng của việc nêu ra một vấn đề
- Để lại những giả định ở cửa
- Đừng coi mọi việc một cách cá nhân
- Đừng chơi trò chơi đổ lỗi
- Tránh hình tam giác
- Thể hiện sự tôn trọng trong cuộc trò chuyện
- Tránh những tuyên bố chung chung, chung chung
- Nhìn về phía trước, không nhìn lại phía sau
- Nhận phản hồi
1. Chọn đúng thời điểm và địa điểm
Hãy chọn thời gian và địa điểm cho một cuộc trò chuyện khó khăn một cách khôn ngoan và lưu ý đến sự nhạy cảm. Biết điểm thích hợp của bạn khi sẵn sàng thảo luận các vấn đề có thể gây xung đột. Có phải nó đang ở nơi làm việc? Trong suốt bữa trưa? Vào buổi tối? Bạn có thời gian và địa điểm có sẵn không? Cố gắng tìm hiểu về thời điểm và cách thức tốt nhất để cả hai có thể được tiếp cận trong một cuộc trò chuyện có thể sẽ khó khăn.
Tìm kiếm manh mối về sự sẵn sàng hoặc không sẵn sàng của người khác trước khi bắt đầu vấn đề của bạn. Cố gắng giao tiếp mặt đối mặt hiệu quả, vì email hoặc viết thư có thể dẫn đến những hậu quả không lường trước được vì ‘giọng điệu’ thường không được thể hiện một cách chính xác trong giao tiếp bằng văn bản.
Trong cuộc trò chuyện, bạn có thể phát hiện ra rằng đây không phải là thời điểm hoặc địa điểm thích hợp cho cuộc trò chuyện và cuộc trò chuyện cần phải hoãn lại. Hãy thừa nhận điều này và tôn trọng việc sắp xếp lại cuộc trò chuyện.
2. Cân nhắc tầm quan trọng của việc nêu vấn đề
Hãy xem xét động lực của bạn khi nêu ra một vấn đề và những mặt trái tiềm ẩn của việc nêu ra vấn đề đó. Có lợi ích gì cho nhóm hoặc cá nhân khi thảo luận như vậy bây giờ không? Họ thậm chí còn quan tâm? Họ có nên quan tâm không? Thông điệp gì đang được gửi đi bằng cách đưa ra một cái gì đó?
Biết khán giả của bạn và hiểu phong cách giao tiếp, ưu tiên và giá trị của họ cũng như cách họ tương phản với bạn. Để có hiệu quả, bạn nên cố gắng giao tiếp theo phong cách phù hợp với khán giả của mình và nhạy cảm với các giá trị cũng như bản sắc của họ để tránh những quả mìn tiềm ẩn.
Ngoài ra, hãy xem xét những gì bạn đang kiểm duyệt. Bạn không thảo luận điều gì vì sợ xung đột? Có thể bạn chưa sẵn sàng thảo luận về vấn đề này, nhưng bạn có thể xác định chủ đề và nỗi sợ hãi của bạn khi thảo luận về chủ đề khó này không? Hãy rõ ràng về mục đích, mục tiêu và kỳ vọng của bạn khi đưa ra một vấn đề.
Khi xem xét một cuộc trò chuyện khó khăn, triết gia Hy Lạp Socrates gợi ý rằng người ta nên cân nhắc những điều sau: “Điều đó có đúng không, có cần thiết không, có tử tế không?” Đây là những bài kiểm tra tốt để điều chỉnh cách tiếp cận của bạn với một cuộc trò chuyện khó khăn.
3. Bỏ lại những giả định trước cửa
Khi bạn đưa ra giả định về cách người khác sẽ phản ứng và để những cảm xúc đó bóp méo những gì bạn cần nói, bạn đang cho phép mình đi theo một con đường tắt có hại cho việc giao tiếp trung thực và cởi mở. Mang những nhận thức và kỳ vọng cũ vào cuộc trò chuyện cũng giống như việc ra trận dựa trên vị trí quân địch của tháng trước.
Hãy cởi mở với những thay đổi mà người khác có thể đã thực hiện và thừa nhận chúng cũng như nhận thức được sự nhạy cảm. Hãy ngoại giao, tôn trọng và tử tế━nhưng hãy thẳng thắn và trung thực. Hiểu rằng có sự khác biệt giữa ý định và tác động. Hãy cố gắng hết sức để dự đoán tác động và quản lý tác động khi cuộc trò chuyện diễn ra sao cho tác động và mục đích vẫn phù hợp.
4. Đừng coi mọi việc một cách cá nhân
Nếu bạn mong đợi sự giao tiếp của mình phải trung thực và cởi mở thì bạn phải có khả năng lắng nghe người khác mà không phán xét. Nhắc nhở bản thân rằng những gì người khác đang nói đều xuất phát từ quan điểm, trạng thái cảm xúc, hoàn cảnh hiện tại và lịch sử của họ.
Nhận thức được rằng mọi người hiếm khi bị thúc đẩy chỉ bởi mong muốn làm tổn thương người khác sẽ cho phép bạn quản lý tốt hơn phản ứng của mình trước những hiểu lầm, những lời xúc phạm vô tình và những hành vi xúc phạm công khai. Mục tiêu là giữ cho cuộc trò chuyện diễn ra hiệu quả và khi bạn coi mọi việc theo hướng cá nhân, cuộc trò chuyện có thể bị chệch hướng. Hãy cảnh giác để tránh tư thế phòng thủ của chính bạn hoặc tham gia vào một cuộc thi lăng mạ ‘ăn miếng trả miếng’.
5. Đừng chơi trò đổ lỗi
Hãy lắng nghe với sự đồng cảm và hiểu rằng xung đột có yếu tố cảm xúc mạnh mẽ. Cho phép người khác hiểu cảm giác của bạn bằng cách bày tỏ vấn đề của bạn theo cách: “Tôi cảm thấy X khi điều này hoặc điều kia xảy ra”, thay vì “Bạn khiến tôi cảm thấy X khi bạn làm X”. Điều này giúp tránh đổ lỗi, và chính sự đổ lỗi đó thực sự giết chết cuộc trò chuyện vì nó đẩy người kia vào thế phòng thủ.
6. Tránh hình tam giác
‘Tam giác’ hoặc liên tục lôi kéo bên thứ ba vào xung đột của bạn, là triệu chứng của khả năng giao tiếp kém và những hạn chế của cá nhân trong việc giải quyết hiệu quả các tình huống khó khăn. Cố gắng xác định và tránh ‘tam giác’ bằng cách bám sát những quan sát và trải nghiệm trực tiếp của bạn mà không đưa ra tin đồn hoặc nhận thức của bạn về những gì người khác nghĩ. Đừng cố gắng biện minh cho quan điểm của mình bằng cách thêm ý kiến của bên thứ ba vào cuộc trò chuyện.
7. Thể hiện sự tôn trọng trong cuộc trò chuyện
Sự tôn trọng lẫn nhau là nền tảng của giao tiếp tốt. Tuy nhiên, nội dung của một cuộc trò chuyện khó khăn thường là bày tỏ sự không hài lòng với khả năng, thái độ, sự cam kết hoặc sự phán xét của ai đó━những điều mà bạn có thể không “tôn trọng” ở người kia.
Thách thức là truyền đạt sự không hài lòng một cách trung thực đồng thời bày tỏ rằng người kia xứng đáng với nỗ lực giao tiếp. Cuộc trò chuyện có thể tôn trọng con người và không gian mà hai bạn đã dành cho cuộc trò chuyện, nhưng vẫn cho phép bạn bày tỏ sự không hài lòng về hành vi, kết quả và kỹ năng.
Giơ tay lên với vẻ ghê tởm hoặc thất vọng, giận dữ bỏ đi hoặc chỉ kết thúc cuộc trò chuyện bằng câu “quên chuyện đó đi” cho thấy rằng người kia không đáng để bạn nỗ lực. Nếu bạn cần kết thúc cuộc trò chuyện vì nó không mang lại hiệu quả, hãy đề xuất thời gian hoặc địa điểm khác để tiếp tục. Thừa nhận sự đóng góp của bạn vào sự thiếu tiến bộ; có thể lúc này bạn quá mệt mỏi, quá tức giận hoặc bị tổn thương. Có lẽ bạn có thể cảm nhận được rằng đây không phải là lúc người khác có thể tập trung vào vấn đề. Kết thúc một cuộc trò chuyện không hiệu quả mà không đổ lỗi và đồng ý dời lại cuộc trò chuyện có thể là một giải pháp tuyệt vời khi mọi việc không suôn sẻ.
8. Tránh những tuyên bố chung chung, chung chung
Tránh những từ cụ thể như ‘bạn không bao giờ’ hoặc ‘bạn luôn luôn’ và ‘điều đó xảy ra mọi lúc’. Khi những tuyên bố phổ biến như vậy được đưa ra, chúng sẽ kích hoạt sự phòng thủ và khiến cuộc trò chuyện đi chệch hướng. Bám sát các hành vi và vấn đề cụ thể. Tránh dán nhãn cho người khác, vì đây là một kiểu tuyên bố chung chung khác: “Bạn là người tự ái nên tất nhiên là bạn không đồng ý”. Những tuyên bố dán nhãn và bao trùm chỉ làm trầm trọng thêm xung đột.
9. Nhìn về phía trước, không nhìn lại phía sau
Thật khó để không mang sự tức giận từ những bế tắc lịch sử chưa được giải quyết vào các cuộc trò chuyện hiện tại vì chúng trở thành một phần trong cách xác định mối quan hệ. Nhưng điều quan trọng là bạn phải nhận thức được những cảm xúc này và không để chúng ảnh hưởng đến cuộc trò chuyện hiện tại. Khi những cảm xúc này được xác định, chúng cần được giải quyết thông qua quá trình tha thứ có mục đích.
Lựa chọn không tha thứ cho ai đó là một sự lựa chọn và có thể dẫn đến ngõ cụt trong một mối quan hệ. Lựa chọn phớt lờ sự bế tắc hoặc che đậy nó bằng một lời xin lỗi rẻ tiền có thể khiến bạn cảm thấy dễ chịu hơn, nhưng nó không giúp ích gì cho mối quan hệ và có thể làm rạn nứt sâu sắc hơn. Sự tha thứ thực sự là một quá trình khó khăn đòi hỏi sự cảnh giác bình đẳng từ cả hai bên. Nó phải được kiếm được và tích cực duy trì. Nó đòi hỏi sự thừa nhận trách nhiệm góp phần, lời xin lỗi chân thành và thường là cam kết thay đổi hành vi.
Khi những bế tắc lịch sử cản trở bạn, hãy thừa nhận chúng và tìm một vị trí cho chúng để chúng không lấn át cuộc trò chuyện hiện tại. Thông thường, mục tiêu của cuộc trò chuyện là ngăn chặn vấn đề hiện tại trở thành sự bế tắc lịch sử của ngày mai.
10. Nhận phản hồi
Xác nhận lại những điều rút ra và thỏa thuận từ cuộc trò chuyện. Kiểm tra với người khác về cảm giác của họ và cố gắng củng cố giá trị của mối quan hệ bất chấp sự bất đồng và hỏi xem bạn có thể giao tiếp tốt hơn bằng cách nào.
Khi mọi cách khác đều thất bại
Đôi khi các cuộc trò chuyện không đạt được tác động hoặc phản hồi mong muốn. Bạn có thể đã tiếp cận cuộc trò chuyện với mục đích tốt nhất, làm theo tất cả các phương pháp tốt nhất để giao tiếp hiệu quả, nhưng người kia vẫn tức giận và không nghe thấy bất cứ điều gì bạn đang cố gắng truyền đạt.
Bạn không thể buộc mọi người tuân theo những phương pháp giao tiếp tốt nhất này và thậm chí nếu bạn có thể thì những phương pháp tốt nhất này có thể vẫn chưa đủ. Đôi khi mọi người chỉ đơn giản mang quá nhiều gánh nặng từ quá khứ vào cuộc trò chuyện và choáng ngợp với những vấn đề của riêng họ. Đôi khi người khác có thể chỉ đơn giản là không đồng ý với các giá trị, sự thật và mục tiêu của bạn nên dù cuộc trò chuyện có rõ ràng đến đâu thì sự khác biệt vẫn sẽ tồn tại.
Những cuộc tranh cãi giữa các thành viên trong gia đình có thể cực đoan vì những cuộc tranh cãi thường liên quan đến danh tính hơn là vấn đề thực chất. Các cuộc tranh luận có thể leo thang, trong đó mỗi bên tập trung vào những gì ngăn cách họ thay vì tìm kiếm những gì củng cố mối liên kết của họ.
Nếu điều này xảy ra một lần hoặc hiếm khi xảy ra, hãy đồng ý không đồng ý và tiếp tục. Thời gian có cách chữa lành. Tuy nhiên, nếu việc giao tiếp thất bại mang tính hệ thống trong mối quan hệ, bạn cần xem xét giá trị của mối quan hệ đó trong cuộc sống của mình và liệu mối quan hệ đó có thể chấp nhận được và cần thiết hay không, bất chấp những vấn đề của nó, hay liệu nó có độc hại không thể cứu vãn được hay không.
Nếu mối quan hệ có thể chấp nhận được hoặc cần thiết, thì hãy xem xét những ranh giới và quy tắc cam kết nào cần được phát triển để duy trì mối quan hệ để nó ít gặp rắc rối hơn và có cơ hội phát triển thành một thứ gì đó tốt đẹp hơn. Nếu nó độc hại, hãy hiểu ý nghĩa của việc cắt đứt mối quan hệ và xem xét cách thực hiện điều đó━và cách hoàn tác nó trong tương lai.
Chúng tôi tin tưởng mạnh mẽ vào tầm quan trọng của mối quan hệ gia đình, nhưng chúng tôi biết rằng những mối quan hệ này đòi hỏi phải làm việc. Chúng ta có thể chọn bạn bè nhưng không thể chọn gia đình. Cách bạn đối xử với gia đình trong thế hệ của mình là hình mẫu cho cách con cái bạn sẽ đối xử với gia đình trong tương lai và một ngày nào đó bạn có thể phải nhận sự đối xử đó. Mùa lễ này, hãy cố gắng hết sức để giao tiếp và giải quyết những khác biệt khi chúng xảy ra. Trên hết, hãy trân trọng gia đình mình vì họ là gia đình duy nhất mà bạn có.
Chúng tôi có thể giúp gì
Việc có một bên thứ ba trung lập, hiểu biết về động lực gia đình và công việc kinh doanh của gia đình để hướng dẫn cuộc trò chuyện có thể là điều không thể thiếu. Tư vấn Kinh doanh Gia đình Liên tục chuyên về hòa giải gia đình và quản lý xung đột và có thể giúp điều hướng các cuộc trò chuyện khó khăn.
